Gestione Documentale

I processi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione di tutto il ciclo di vita dei documenti, dalla loro produzione alla loro conservazione.

Grazie a questi sistemi ideati per la gestione documentale è possibile automatizzare i processi di classificazione, protocollazione, fascicolazione e definizione dei metadati di un singolo documento o di una intera classe documentale; automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e in uscita e assegnare alle unità organizzative la competenza sul documento; dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita; supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie in spazi specifici.

Scegliere una soluzione di gestione documentale che garantisca efficienza nella gestione dei processi, nella gestione dei documenti, che garantisca il risparmio di tempo e di carta, è spesso una attività molto impegnativa, da approcciare con le giuste conoscenze e con accurate analisi.

Il processo di selezione di una soluzione può nascere dall’esigenza di gestire alcuni processi specifici che normalmente vengono gestiti in modo tradizionale con elevato dispendio di energie da parte del management. Analogamente, il processo di scelta si innesca dalla necessità di ridurre la gestione della carta.

Sicuramente un processo non esclude l’altro, ma per fare ciò e dare il giusto valore al ruolo della gestione documentale e valutarne correttamente il suo impatto sul business è necessario affidarsi a degli specialisti che siano in grado di indirizzare l’azienda verso la soluzione più idonea alle sue necessità.

Una buona gestione documentale consente livelli di ottimizzazione elevati e per tale motivo è necessario analizzare tutti i processi sui quali questa è coinvolta.

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