Chi fa uso di strumenti per creare presentazioni, con buona probabilità oggi si troverà piuttosto combattuto nella scelta tra il più conosciuto ed utilizzato Powerpoint e “l’emergente” Prezi. Pertanto le prime domande che dobbiamo porci sono queste:

  1. Cosa devo presentare al mio pubblico?
  2. Come voglio presentarlo al mio pubblico?
  3. In che modo vorrei proporre qualcosa al mio pubblico?
  4. Con che frequenza cambierò questa presentazione?

In funzione della mia risposta a queste prime domande, potrò quindi pormi quelle legate alla scelta del software:

  • Quale software risponde meglio alle mie esigenze?
  • Quale strumento di presentazione funziona meglio per motivare il mio pubblico ad agire nei miei confronti?

Esaminando PowerPoint e Prezi, possiamo dare una serie di risposte, e proveremo a sottolineare vantaggi e svantaggi di ambedue le soluzioni.

Iniziamo dalla soluzione più “giovane”.

Prezi

Prezi è un software proposto sotto forma di servizio (Software As A Service), distribuito tramite il sito www.prezi.com, con un concetto completamente nuovo in termini di gestione e presentazione. Si tratta di una nuova applicazione basata su flash che consente all’utente di creare le proprie presentazioni utilizzando una grande pagina vuota, o meglio, un desk di dimensioni potenzialmente infinite, anziché le tradizionali diapositive anche chiamate slides.
La principale caratteristica che differenzia Prezi da PowerPoint, è rappresentata dalla sua “non linearità”, infatti, una storia raccontata tramite Prezi al proprio pubblico può seguire più percorsi per passare da un punto ad un altro. Non abbiamo più un concetto di diapositive, con Prezi abbiamo a disposizione una vera e propria tela di dimensioni illimitate sulla quale rappresentare in molti modi e con molti strumenti le proprie idee. Già perché Prezi consente di integrare in maniera molto semplice immagini, testi, video, animazioni e suoni che però vanno creati al di fuori di Prezi.

Alcune caratteristiche che possono influenzare la scelta in favore di Prezi e che possono rappresentare dei vantaggi o degli svantaggi in confronto a PowerPoint:

  • Zoom – L’uso dello Zoom in Prezi consente all’utente che si cimenta nell’uso di questa piattaforma, di accedere alle funzioni di zoom con semplici movimenti del mouse (basta cliccare lo sfondo per ridurre lo zoom della presentazione ed avere una visione d’insieme dell’intero lavoro, oppure ingrandire l’area di lavoro con l’operazione inversa). Risulta in questo modo possibile esplorare quanto prodotto in modo molto naturale, con delle gesture tipiche delle interfacce moderne. In sostanza, con gli zoom si possono visualizzare ed esprimere concetti, offrendo enfasi alle aree nelle quali abbiamo inserito le nostre idee e gli “oggetti” che abbiamo scelto per esprimerle.
  • Dinamicità – Con Prezi, l’utente può gestire più percorsi di presentazione, in funzione dei concetti che sta esprimendo e dell’evolversi della presentazione, senza dover necessariamente saltare da una presentazione all’altra scorrendo quelle che vi sono in mezzo, in quanto il sistema non è lineare e le diapositive non sono sequenziali. Prezi consente al presentatore di scegliere il suo percorso di presentazione. Pertanto, potendo saltare da una idee all’altra evidenziandone i contenuti, si gode di una maggiore flessibilità durante la presentazione. Tuttavia, se non si fa molta attenzione,può capitare di utilizzare con troppa disinvoltura le funzioni di zoom, producendo così distrazione dal messaggio vero e proprio della presentazione. Troppe azioni di zoom e panning possono produrre un senso di vertigine nei destinatari della presentazione.
  • Condivisione – Grazie alla piattaforma Prezi, si possono condividere presentazioni online con un massimo di 10 membri del pubblico che possono collaborare su uno stesso progetto in maniera semplice senza doversi scambiare il file via mail con il rischio che ci si perda tra le continue revisioni. Analogamente, la condivisione della presentazione può avvenire in forma pubblica o privata e direttamente attraverso email, sia a chi ha accesso a prezi, sia a chi non possiede un account prezi, attraverso il browser o alcuni file che possono essere spostati su chiavetta usb (l’export di prezi genera contestualmente un file .exe per windows ed uno per Mac OSx)
  • Opzioni di progettazione ridotte – nativamente vengono proposti un numero limitato di sfondi tra i quali selezionare quello più adeguato alle proprie presentazioni ed i font ed i colori ad esso legati non possono essere modificati. Tuttavia, come già avviene per tutte le piattaforme di CMS, è possibile accedere a soluzioni di terze parti che offrono template gratuiti e a pagamento, oppure partire da quello base e se si è capaci si può disegnare tutto quello che è necessario.
  • Costo – La soluzione Prezi viene offerta a costi variabili in funzione delle necessità e delle caratteristiche di cui si può disporre. La versione Entry level, che Prezi chiama Enjoy, utilizzabile solo online, ha un costo di 59 $ anno, tuttavia per poter disporre del software di creazione e gestione delle presentazione anche offline da utilizzare su un desktop, si deve acquistare il servizio Pro che ha un costo di 159 $ anno e che offre appunto la versione desktop, una serie di funzionalità aggiuntive ed uno spazio di 2 GB per lo storage online dei propri Prezi. Se si vuole disporre di una licenza aziendale multi utenza, va moltiplicato quindi il costo della versione Pro per il numero di account. Vi è poi una versione scontata “Educational” fornito on-line, in cui sono ridotti gli spazi a disposizione per i propri file.

Passando in rassegna la soluzione “classica”, possiamo evidenziare quanto segue riguardo

Microsoft PowerPoint

PowerPoint è stato a lungo utilizzato per la realizzazione di presentazioni aziendali, presentazioni personali, layout da gestire “al volo” per comunicare durante un meeting, ed è quindi diventato lo standard comunemente diffuso tra gli utenti windows ed in parte nel mondo Apple per coloro che vi sono migrati nel tempo. PowerPoint è uno strumento molto completo che nel tempo si è evoluto sviluppando strumenti orientati alla gestione di presentazioni organizzate in maniera lineare attraverso l’implementazione di diapositive più o meno complesse. A tal proposito, tutte le alternative a disposizione dell’utente, sono state sviluppate con la stessa logica, ed il mercato, fino ad oggi, ha dato il suo verdetto definendolo appunto come uno standard.

Alcune caratteristiche che possono influenzare la scelta di PowerPoint e che possono rappresentare dei vantaggio o degli svantaggi in confronto a Prezi:

  • Semplicità d’uso – PowerPoint è piuttosto semplice da usare in quanto non presenta grosse complessità tecniche ed è fortemente integrato, sia come strumenti sia come interfacce con i programmi di Microsoft Office (Word, Excel, etc). L’uso di PowerPoint viene adottato già a scuola, ed è per questo motivo che molte persone hanno una certa familiarità con questo software. Il software inoltre è disponibile all’interno della suite base di Office,quindi spesso si ha a disposizione sulla propria macchina aziendale o con una licenza educational.
  • Completo controllo sul template e sui contenuti – PowerPoint consente di accedere ad un numero infinito di risorse per caratterizzare il design della presentazione che si vuole realizzare. È possibile scegliere tra una quantità infinita di colori, di caratteri, si può decidere che tipo di grafica adottare e di sfondi inserire sulla presentazione. L’uso di PowerPoint segue tuttavia un formato script assolutamente lineare, saltare da una diapositiva ad un altra, o ricercarne una specifica durante lo svolgimento di presentazione, a volte può risultare difficoltoso. Pertanto bisogna adeguarsi a questo stile di presentazione nel caso si decida di adottare la soluzione PowerPoint.
  • Creazione di transizioni ed animazioni – Si dispone di alcuni strumenti che è possibile utilizzare per generare delle presentazioni dinamiche, in maniera semplice, scegliendo tra una vasta gamma di effetti disponibili nel software. Bisogna poi tenere conto del fatto che PowerPoint può generare file di grandi dimensioni, soprattutto quando vengono aggiunte immagini, file audio e video, con conseguenti problemi nella condivisione della presentazione.
  • Utilizzo di collegamenti ipertestuali – consente di inserire dei link che puntino a contenuti interni od esterni alla presentazione al fine di arricchirla.
  • Sincronizzazione con SlideShare – Si può caricare la propria presentazione sul web in modo che chiunque possa visualizzarla online attraverso il portale www.slideshare.net.
  • Si possono stampare dispense delle diapositive – Ognuno può quindi trasportare e distribuire la presentazione in formato cartaceo durante una riunione anche in assenza di dispositivi di visualizzazione e di connettività, consentendo così anche una possibile annotazione sui contenuti delle slide.
  • Facile implementazione di grafici e tabelle – garantendo così una facile ed immediata esposizione di dati attraverso le diapositive.

Conclusioni

Su queste basi, bisogna quindi decidere quale soluzione scegliere per la realizzazione delle proprie presentazioni. Ammesso che non abbiate intenzione di usare soluzioni differenti come Keynote o Google Presentation, se si sceglie di usare pesantemente uno dei due strumenti tra PowerPoint e Prezi, bisogna comunque tenersi sempre aggiornati e fare molta pratica per ottenere i migliori risultati.
PowerPoint e Prezi offrono differenti approcci alla presentazione e quindi ognuno con le proprie caratteristiche propone soluzioni ottimali, ma bisogna comunque capire che cosa si vuol presentare e qual’è il processo logico con il quale si impostano le proprie presentazioni. In generale Prezi propone alcuni grandi benefici qualora l’esigenza sia quella di creare una presentazione più interattiva con il web, il video, gli utenti stessi, mentre PowerPoint trova i suoi vantaggi se si deve sviluppare una presentazione più classica aggiungendo comunque interazione, effetti e contenuti multimediali. Vale in ogni caso la regola della qualità e della quantità dei contenuti, poiché se non si dispone di un numero sufficiente di contenuti e di diversa natura (testo, audio, video, link a siti, ecc.), nessuno strumento riuscirà a fare nulla di ciò.

In generale ciò che possiamo consigliare, è legato alla vostra disponibilità di tempo e di contenuti. Se usate da tempo PowerPoint e lo trovate limitato, potrebbe essere il caso di impiegare un po’ di tempo per imparare ad usare Prezi, ma ricordate che per usarlo al meglio, sarà necessario avere dosare in maniera corretta ognuna delle sue caratteristiche, affinché se ne vedano dei risultati.

Tenete sempre conto di come la presentazione dovrà essere utilizzata e da chi nel momento in cui sceglierete PowerPoint o Prezi. Se sarete voi a presentare il tutto, potrete scegliere lo strumento che più vi soddisfa, se invece sarà un qualcosa che invierete al vostro destinatario, dovrete anche tenere conto del suo background applicativo e tecnologico.

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