La Posta Elettronica Certificata normalmente chiamata in modo abbreviato con l’acronimo PEC è quel sistema che consente di inviare e-mail dal valore legale paragonabile a quello di una raccomandata A/R (con ricevuta di ritorno) così come viene stabilito oggi dalla vigente normativa.

Per poter offrire una panoramica completa del servizio di Posta Elettronica Certificata, si deve necessariamente partire dalla considerazione che la PEC è un’evoluzione del comune servizio di posta elettronica dal quale eredita gran parte delle caratteristiche di funzionamento, con alcune implementazione che offrono agli utenti la certezza legale sia dell’invio sia della consegna (o eventualmente della mancata consegna) delle e-mail inviate al propri destinatari.

Ed è principalmente per questo motivo che la PEC ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno riportante l’orario di spedizione oltre la sicurezza offerta dai protocolli adottati in grado di garantire il contenuto reso immodificabile:

  • nei contenuti del corpo del messaggio;
  • negli allegati associati eventualmente al messaggio.

Pertanto, grazie alla realizzazione di questo processo certificato e certificabile, la PEC diventa opponibile davanti ad un giudice in caso di contenzioso.

Con l’aggettivo “Certificata” esprimiamo:

  • al mittente il rilascio di una ricevuta dell’avvenuta spedizione del messaggio e degli allegati;
  • al destinatario una ricevuta dell’avvenuta consegna al mittente.

Pertanto i gestori autorizzati ad erogare il servizio PEC certificano con le proprie ricevute che un messaggio:

  • E’ stato spedito dal mittente;
  • E’ stato consegnato al destinatario;
  • Non è stato alterato da nessuna delle parti coinvolte nel processo.

Inoltre per ogni notifica inviata dal reciproco gestore (del mittente e del destinatario) viene associato un riferimento temporale in grado di riportare data ed ora di ogni operazione effettuata.

Nel caso si verificasse un errore, verranno inviate delle notifiche di errore, affinché non si presentino dubbi sullo status dell’invio dei messaggi.

In ogni caso, la traccia informatica delle operazioni svolte, dovendo essere conservata dal gestore per 30 mesi, consentirà la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

In generale quindi, la PEC si rivolge a chi ha l’esigenza di inviare e di ricevere messaggi e allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio computer, in maniera semplice e veloce affinché sia tutto tracciabile.

e-mail

Ecco quindi un elenco dei soggetti obbligati o che possono utilizzare la PEC e dei suoi principali utilizzi:

  • Utenza Privati che vuole risparmiare tempo e soldi per inviare le proprie comunicazioni con valore di raccomandata senza recarsi in posta;
  • Aziende Private (peraltro obbligate per legge) che possono sostituire la posta cartacea per semplificare comunicazioni e rapporti con clienti e fornitori, oltre a gestire le comunicazioni con la PA;
  • Enti pubblici che la utilizzano per l’invio di comunicazioni ufficiali verso altri enti, verso i cittadini e verso le aziende inoltro di circolari e direttive;
  • Flusso amministrativo/contabile, Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture
  • Integrazione in software gestionali e documentali, che inviano automaticamente i loro documenti quali paghe, stipendi, documenti protocollati, processi di workflow, etc.;
  • Gestione della Convocazione di Consigli, Assemblee, Giunte, Riunioni, etc;
  • Gestione di gare di appalto di differente natura ed a vario titolo che richiedono l’invio di una raccomandata;

L’utilizzo della PEC, quindi oltre ad essere un obbligo imposto dalla semplificazione per le comunicazioni con la PA e tra i privati, (cittadini, enti ed imprese) porta con se una serie di caratteristiche:

  • La Semplicità, poiché il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (ad esempio Outlook) sia via web attraverso un sistema webmail. Oltretutto integra una serie di servizi, tra i quali l’archivio automatico, la conservazione sostitutiva, l’alert sms in ricezione;
  • La Sicurezza, in quanto il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono quindi protette grazie a sistemi di crittografia e firma digitale che ne garantiscono l’integrità dei messaggi inviati e ricevuti;
  • Il Valore legale, infatti differenza dei comuni sistemi di posta elettronica, la PEC porta con se un pieno valore legale riconosciuto alle ricevute, alla prova di invio, alla ricezione e al contenuto del messaggio inviato. Vige poi un mantenimento obbligato in capo al gestore di 30 mesi, entro i quali questo è tenuto ad esibire prova delle principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna dei messaggi e dei suoi contenuti e sono anch’esse opponibili in casi di contenzioso;
  • La potenziale immunità ai Virus ed allo Spam, impostando i dovuti filtri, si può scegliere di non ricevere posta che non sia certificata, ciò rende il servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta indesiderata;
  • Il Risparmio economico rispetto a strumenti analoghi, infatti, confrontando i costi di una casella PEC con quello degli altri strumenti che sostituisce, quali ad esempio il fax e la posta raccomandata, il risparmio economico e di tempo è davvero considerevole;
  • La Comodità della casella PEC che può essere utilizzata attraverso un qualsiasi computer, un tablet o uno smartphone, purché disponga di un collegato ad Internet;
  • Un Costo fisso definito nel prezzo annuale della casella PEC ed in funzione del servizio di cui si necessita che non prevede costi aggiuntivi anche se si incrementa l’utilizzo per l’invio di comunicazioni (entro i limiti dello spazio incluso).

Queste caratteristiche, rappresentano indubbiamente dei benefici attraverso i quali ogni utilizzatore risolve dei piccoli problemi con un costo davvero irrisorio.

Come funziona una casella PEC:

  • Innanzi tutto i messaggi di posta certificata vengono spediti tra 2 caselle, facenti parte di due domini certificati, differenti o indifferenti.
    Quando il mittente da una casella PEC invia un messaggio ad un altro utente certificato, il messaggio viene raccolto dal primo dei due gestori del dominio certificato (definito come punto di accesso) che lo “sigilla” in una Busta di Trasporto attraverso un processo di firma elettronica in modo da garantire la provenienza e l’inalterabilità del messaggio.
  • Successivamente il messaggio viene indirizzato al secondo gestore PEC, quello del destinatario, che ne verifica la firma, provvedendo quindi alla consegna del messaggio al ricevente (definito come punto di consegna).
  • Il gestore PEC del destinatario del messaggio invia una Ricevuta di Avvenuta Consegna al mittente, che potrà avere certezza dell’avvenuta consegna del suo messaggio.
  • Nel processo di trasmissione di un messaggio PEC, attraverso 2 caselle di posta elettronica certificata, vengono emesse alcune ulteriori ricevute atte allo scopo di garantire e verificare il corretto funzionamento dell’intero sistema oltreché di mantenere sempre la transazione in uno stato di validità ed affidabilità. In particolare:
    • Il punto di accesso, raccoglie il messaggio originale, e genera una ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente, affinché egli possa sapere che il proprio messaggio ha iniziato il suo percorso verso il destinatario;
    • Il punto di ricezione, a valle della raccolta del messaggio di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico immediatamente inviata al gestore del mittente che in questo modo viene a conoscenza della presa in custodia del messaggio dal gestore ricevente. La PEC inoltre, sfruttando la crittografia e i protocolli di sicurezza fornisce agli utenti un servizio sicuro in grado di sostituire completamente i servizi di posta tradizionali, sia la posta elettronica sia la posta cartacea, riducendo considerevolmente il rischio di spam, di abusi e potenziali disguidi nella gestione del messaggio (perdita, mancata consegna, cancellazione, etc.).

Questo può essere fatto grazie alle caratteristiche del servizio PEC di seguito elencate:

  • il messaggio proviene da un gestore di posta certificato, che mette a disposizione uno specifico indirizzo e-mail certificato;
  • il messaggio non può essere alterato durante la trasmissione che è certificata e sicura;
  • la privacy nella comunicazione è totale, poiché lo scambio dei dati avviene in ambiente sicuro;
  • il sistema garantisce al mittente la certezza dell’avvenuto recapito delle e-mail alla casella PEC destinataria, con la spedizione di una ricevuta di consegna, in modo analogo alla tradizionale raccomandata A/R e con il medesimo valore legale;
  • tiene indenne il destinatario da eventuali contestazioni riguardo possibili messaggi non ricevuti e per i quali il mittente sostiene l’avvenuto l’invio;
  • garantisce l’attestazione della data di consegna e ricezione del messaggio oltre a conservare la traccia della comunicazione avvenuta tra il mittente e il destinatario.

Tra le principali caratteristiche si possono evidenziare la conservazione della traccia delle operazioni svolte per 30 mesi, in base al Decreto (DPR 11 Febbraio 2005 n.68) all’interno di in un apposito registro informatico custodito dagli stessi gestori, che possiede lo stesso valore giuridico delle ricevute.

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La sicurezza del servizio PEC è garantito per legge, tuttavia è necessario saper scegliere il provider in funzione dei servizi e della flessibilità offerta dallo stesso.

Il sistema di Posta Elettronica Certificata deve infatti presentare tutte le garanzie di sicurezza richieste affinché il servizio possa essere erogato, sia a livello fisico (infrastrutture) sia a livello logico (informatico).

Infine, nel caso in cui da una casella PEC si invii un messaggio a un indirizzo di posta ordinaria, la casella PEC riceverà la ricevuta di accettazione ma non quella di avvenuta consegna, in quanto la prima è generata dal gestore mittente e la seconda non può essere generata in quanto il ricevente non è un dominio PECAl destinatario infatti arriverà la comunicazione ma non verrà inviata al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

In questo caso, se il destinatario tenta di rispondere all’e-mail, riceve una notifica di errore (dal MAILER-DAEMON), a meno che la casella PEC mittente non venga configurata in modo tale da ricevere messaggi di posta semplice da indirizzi non PEC.

Nel caso opposto, se una semplice casella di Posta Elettronica tenta di inviare un messaggio ad una casella PEC, il mittente otterrà in risposta un messaggio di errore per mancata consegna (dal MAILER-DAEMON) a meno che il server non sia abilitato a ricevere anche email semplici. Non sarà comunque inviata alcuna notifica al destinatario che abbia un valore di certifica.

Chiaramente tutte queste impostazioni possono essere definite attraverso il pannello messo a disposizione del cliente.

Tutti i fornitori di servizi PEC sono censiti dall’Agenzia per l’Italia Digitale all’interno di un Pubblico Registro consultabile online.

La nostra scelta è quella di offrire servizi PEC di differenti gestori, attraverso i quali proporre il servizio più adeguato alle esigenze del cliente. La nostra scelta infatti consente infatti di certificare anche il dominio del cliente affinché l’indirizzo PEC possa far parte dello stesso dominio. Nel caso non fosse necessario questo tipo di impostazione è anche possibile accedere ad un servizio dal costo contenuto gestito su piattaforma Legalmail e denominato GlobalPEC.

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