Come scegliere un software gestionale per la propria azienda.

Ci sono momenti nella vita di un imprenditore in cui si è messi di fronte a delle necessità. Prima tra tutte quella di far tornare i conti dell’azienda.

Vi siete mai trovati di fronte all’annoso problema di scegliere il software gestionale per la vostra azienda?

Vi è mai capitato di dover scegliere un programma di contabilità, un software per l’amministrazione, un sistema per la gestione del magazzino, o più semplicemente un database che memorizzi al posto vostro o dei vostri collaboratori i dati importanti che riguardano i vostri affari?

In tal caso, è molto probabile che la domanda che vi sta assillando o che vi ha assillato sia la seguente: “come faccio a scegliere il software gestionale che fa al caso mio?”.

Questo genere di domanda spesso caratterizza le notti insonni di chi ha l’urgenza di dover decidere di installare un nuovo gestionale in azienda.

E se si è stati in preda a questo grosso problema, quasi sicuramente il motivo è da ricondursi all’aver ricoperto o al ricoprire uno di questi ruoli:

• imprenditore che ha il bisogno di esercitare un maggior controllo sulla sua azienda;
• direttore amministrativo che vuole migliorare il lavoro del proprio team e della propria azienda;
• responsabile ICT, “l’informatico” dell’azienda al quale è stato affidato il compito di valutare il software gestionale più appropriato da installare in azienda.

Nel caso voi non ricopriate uno di questi ruoli, beh, questa guida vi servirà comunque, perchè evidentemente in azienda pensano che voi siete un esperto di gestionali, perchè vi hanno affidato il compito di ricercarne uno che risolva SOLO tutti i problemi interni!

Innanzitutto, partiamo con alcune considerazioni di ordine generale:

• esistono diverse tipologie di software gestionali, ma indipendentemente dal software ciò che dovrà essere chiaro è che quello che acquisterete, per quanto poco o molto costoso sia, è pur sempre uno strumento;
• esistono molti fornitori di soluzioni gestionali (erp, crm, soluzioni verticali, database relazionali, etc…) ma ognuno di questi approccerà al vostro business secondo le sue regole, e seppure potrebbe essere scelto secondo le vostre abitudini, non può essere considerato un normale fornitore;
• esistono molti modi di affrontare un cambiamento tecnologico, in funzione dell’impatto che questo potrebbe avere sui vostri processi interni, sui vostri collaboratori, sulle vostre infrastrutture tecnologiche. Qualunque decisione prendiate, non sarà solo il costo del software a incidere sui vostri bilanci.

A complicare le cose ci si mette inoltre l’esigenza di partenza. Già perché tutte quelle sigle di cui si sente parlare o di cui si legge (ERP, CRM, BPM, MRP, SAP, NAV ECC…) sono acronimi di sistemi software studiati per gestire delle procedure che nascono su esigenze di specifiche funzioni aziendali. Pertanto, a seconda della funzione aziendale nella quale nasce l’esigenza di informatizzare, razionalizzare e ottimizzare i processi (interni e/o esterni), sarà più idoneo rivolgersi ad una soluzione che ad un altra.

Allora come si può fare per capire fin da subito qual è la soluzione che fa per noi?

Chiaramente la risposta non può essere così immediata…

Lo scopo di queste poche righe è quello di sensibilizzarvi a porre la dovuta attenzione sulle cose che realmente contano nella scelta della soluzione che fa per voi. Non si tratta infatti di scegliere un prodotto solo perché altri lo usano, non si tratta neanche di scegliere un prodotto perché ha un costo ragionevole.

Ognuna delle soluzioni infatti va considerata in relazione all’impatto che produce sull’intero ecosistema e nessuno meglio di voi conosce il vostro ecosistema. Il compito del consulente o dell’azienda che sceglierete, sarà quello di adattarsi alle vostre necessità, a quei bisogni che emergono a valle di una necessaria analisi congiunta tra chi conosce il metodo (il partner tecnologico) e chi conosce l’ecosistema e il problema (il cliente).

Analisi – Selezione – Implementazione – Evoluzione

Sono queste le quattro fasi che non possono mancare, necessarie a raggiungere il successo in un progetto di introduzione o di sostituzione di un sistema gestionale nella propria azienda, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, dal settore di appartenenza e dalle risorse coinvolte. Porre dei limiti di budget può avere un senso, ma solo per dare un range operativo, una dimensione al progetto, poiché se non si è sufficientemente preparati, la definizione di un budget non avverrà in modo corretto.