La tracciatura del tempo impiegato dal personale dipendente ed esterno, se effettuata in maniera granulare, consente di ottenere informazioni immediatamente disponibili per l’ufficio paghe e sintetizzabili per l’analisi della redditività delle commesse e per il controllo di gestione.
L’analisi della distribuzione dell’impiego della forza lavoro è uno strumento necessario per individuare i corretti interventi atti a rendere efficiente la struttura attraverso alcuni semplici principi di realizzazione:

  • base dati centralizzata
  • automazione del processo
  • fruizione via web su area privata
  • controllo del processo
  • personalizzazioni

La soluzione
La soluzione si propone come sistema di controllo e monitoraggio della tracciatura delle attività e analisi e sintesi di costi e ricavi della propria struttura.

Si basa sull’esperienza maturata in diversi anni di gestione di chiusure di rapportini mensili, presso varie realtà, grazie alla quale è nata l’esigenza di creare uno strumento che:

  • Fornisse il primo giorno del mese le presenze, suddivise per voci di costo, del mese precedente
  • Fornisse un workflow approvati
  • Inserendo i ricavi/fatturati associati (dipende dalla tipologia di servizio fornito), evidenziasse l’andamento costi/ricavi e consentisse l’adozione correttivi in tempi rapidi
  • Verificasse l’avvicinarsi o il raggiungimento della capienza di una commessa
  • Gestisse dei costi «occulti» e delle note spese
  • Consentisse l’estrazione in formato Excel delle presenze

Nell’applicazione è prevista una profilazione degli utenti per una completa gestione del timesheet, nel modo seguente, a titolo di esempio:

  • Amministratore. Inserisce persone e commesse. Approva il timesheet
  • Controllo di Gestione; può accedere ai report di redditività di società, commesse e singola persona
  • Project Manager (Gestore di commessa); può associare le persone alle commesse.
  • Utente; inserisce i valori dei timesheet

I profili sono dipendenti dalla struttura organizzativa, così come i relativi compiti, e sono definiti in fase di start-up e configurazione della soluzione.

La soluzione si propone in due distinti moduli:

  • Timesheet
  • Controllo di gestione

Tali moduli possono essere attivati in funzione delle esigenze di chi si avvicina allo strumento. L’estrazione dei dati avviene in formato Excel.

E’ un’applicazione web realizzata in tecnologia J2EE su infrastruttura open Source, per cui le componenti infrastrutturali coinvolte (application server e database) non richiedono costi di licenza aggiuntivi. Viene acceduto mediante qualunque browser. Può essere installato come prodotto presso l’azienda target o proposto come servizio a canone.